用 ChatWork 好一阵子了,我觉得在一个小 Team 或小企业用 ChatWork 管理专案的话,真的能解决不少「沟通上的」麻烦啊!这就是为什幺人家日本很多企业都不用 LINE 这类的通讯软体来做主要工作沟通工具的缘故。这次参加了他们的活动又学到了不少东西,大家事情已经很多了,怎幺在沟通或开会方面减少出错来提升工作效率,像这样的云端服务帮我们节省了很多的时间,你平常和组员沟通完成一个 Project,在中间的讨论中不知道要花掉你多少,更不用说有其他杂事和家事要打扰你,在这个一人多工的年代,一个好的云端会议室是非常必要的。

最强大的团队沟通工具!工作请别再用 LINE 了!

我自己是很喜欢 By Project 做事的人,因为每一个专案你可能会有不同的合作伙伴,不同的做事方法和沟通方式,所以除了有效的线上即时通讯,在自己的电脑和行动装置其实都要有很好的整合才行(这年头的人真的是忙不过来啊!),对我来说 ChatWork 在这部份设计地很漂亮,从时间轴到有效的群组搭配,让我们在切换专案的时候不会乱掉,马上就能进入工作模式,而且其实还满好上手的!

当天活动时还去跟大家分享了我是怎幺用 ChatWork 去处理我的工作,大家都还讨论得满热烈的^^

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当时讲的主题是「杂事与他们的产地」,我会订这个主题的原因是因为我发现我们很多时候工作之所以 Delay,真的都是因为沟通不良造成的啊!从 PM 丢一个案子出来,开始讨论客户需求,接着安排工作时程,处理团队的工作分配,到讨论执行后的问题与解决方案,我们几乎无时无刻都需要沟通...

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但其实没有想像中顺利,尤其我最怕就是客户不断地修改,你的专案永远没有结束的一天,你必须在与客户的讨论串中不断搜寻问题的癥结,同时还要和伙伴讨论解决问题的方法,这一切都没有这幺简单,尤其是如果你手边又有很多杂事要做,可能根本没办法把事情处理好。

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小恰自己很推荐 ChatWork 的群组功能,相较于其他的通讯软体,ChatWork 这个云端会议室真的是设计来「工作」的,平常 PM 要交办事情的话也是让下面的人一目了然!我只要拉到工作管理,看我「未完成工作」就可以了,当做完时按下「完成」就超有成就感的啦!

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这样会让我突然想到以前在竹科的 IT 部门,针对公司内部的签呈管理与讨论机制,我们还特别成立一个 Team 专门来设计这样类似的系统,供全公司来使用,除了引进外部系统之外再加上自己的开发,如果当时就有 ChatWork 的话就好了,一次解决公司所有的沟通问题,还能省掉一整个 Team 的人力,老闆大概想都没想到光是「沟通讨论」就要花掉这幺大的成本!

其实时间拉到现在,很多公司或是机关团体在工作开会讨论上还是非常没有效率,用着不会存对话记录、搜寻困难的 LINE 和群组複杂的 Facebook,当你要找某个人、某个专案、某个关键字或某个时间点的某个客户传来的档案,你会怎幺做?拉到那个群组然后再翻查对话记录?可能半天就这样浪费掉了吧!

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我这里大推 ChatWork 清楚明了的设计,从专案和时间轴的排列,让我很快就找到当初的 Case,连负责人和交办人都清清楚楚的,当初新增的工作、附件或交办事项都保留地很完整,让你一分钟内就能找到你要的关键资讯!

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老实说我用 ChatWork 超好用的搜寻功能马上就能找到要的东西,是不是有够简单的!

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而且如果和群组成员共享档案,你工作也不用一个个交代了,而且也不会有成员已读未读的压力,大家都能看到相关附件,省时省力!请不要在执行专案的时候还在当小秘书了,把精力放在最重要的工作上吧!

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最近发现更厉害的是还能跟 Gmail 和 Google 日曆的功能结合,当天也有分享这个新招给大家,只要透过 Zapier 这个服务就可以啰!只要 ChatWork 与 Gmail 连结设定完成,在 ChatWork 上我们就可以直接在设定好的收件群组确认 Email 内容,有兴趣设定的朋友可以参考这个官方教学啰!还满实用的呢!

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话说最近大概快到尾牙的时间了,或许大家可以好好利用 ChatWork 来筹备岁末年终的活动,而且最近如果参加这个特别的活动,就能帮你们公司的尾牙大加码啊!!如果你是尾牙筹备人的话更好,只要在 2016/12/30 之前用 ChatWork 企划尾牙活动,一不小心就有机会拿到 10 万元的尾牙活动基金,连我自己都好想去参加啊!

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活动办法可以参考这里:传送门

一起来用 ChatWork 改善你的工作沟通流程吧!

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